HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG CLB4U

Lưu ý: Hệ thống CLB4U xây dựng theo mô hình quản lý dữ liệu trên Cloud. Dữ liệu của từng đơn vị được phân quyền riêng, chỉ các cá nhân của đơn vị đó được truy cập. Các dữ liệu nhạy cảm như mật khẩu sẽ không lưu trữ trên hệ thống, và CLB4U sẽ không yêu cầu thông tin này trong bất kỳ tình huống nào.

Dữ liệu doanh nghiệp trên hệ thống CLB4U là của doanh nghiệp đó, doanh nghiệp có trách nhiệm quản lý và tuân thủ theo quy định chung của CLB4U và pháp luật nhà nước.

B. Quy trình thực hiện

1. Các bước thực hiện

Để số hoá và quản trị được thông tin của đơn vị cần thực hiện các bước như sau:

a) Hệ thống lại những thông tin dữ liệu cần quản trị.

b) Chuẩn hoá tên gọi, mã sản phẩm, mã khách hàng, cách gõ tiếng việt, font chữ ... (lưu ý trên hệ thống sữ dụng font unicode utf-8).

c) Đưa dữ liệu nguồn vào hệ thống (xem quy trình bên dưới).

d) Vận hành khai thác - tương tác làm việc hằng ngày.

2. Quy trình số hoá dữ liệu trên hệ thống

Người dùng cần thực hiện theo quy trình sau để khai thác thông tin trên CLB4U được thuận tiện và hiệu quả:

a) Đăng ký thành viên tại CLB4U ( https://www.clb4u.com )

b) Đăng nhập hệ thống.

c) Khởi tạo thông tin doanh nghiệp / đơn vị.

d) Nhập dữ liệu cơ bản.

· Danh mục sản phẩm dịch vụ(sau này có thể bổ sung thêm).

· Danh mục khách hàng ban đầu (sau này có thể bổ sung thêm).

· Định nghĩa kho hàng

· Định nghĩa các đợt kiểm kê (không bắt buột)

e) Vận hành

· Quản lý bán hàng / đơn hàng

· Theo dõi , cập nhật trạng thái đơn hàng

· Quản lý nhập xuất hàng hoá

· Quản lý dòng tiền thu / chi

· Kiểm kê hàng hoá

· Xem báo cáo, thông kê

f) Khai thác các tiện ích khác

· Ghi chú công việc, quản lý nhân viên.

C. Hướng dẫn thao tác

1. Truy cập CLB4U

Mở trình duyệt bất kỳ (Firefox, IE, Chrome, Safari,...) gõ vào địa chỉ https://www.clb4u.com

2. Đăng nhập hoặc đăng ký tài khoản

Bấm vào "Đăng nhập" để đến màn hình đăng nhập như bên dưới. Nếu đã có thông tin tài khoản thì thực hiệc việc đăng nhập. nếu chưa có thông tin tài khoản thì bấm vào "Đăng ký" để đến màn hình đăng ký tài khoản. Trong trường hợp quên mật khẩu thì dùng chức năng "Lấy lại mật khẩu" để đến màn hình thực hiện thao tác nhận lại mật khẩu của tài khoản đã bị quên.

3. Đăng ký tài khoản

Nhập thông tin cơ bản của tài khoản vào các ô nhập liệu trên màn hình, sau đó mấm vào nút "đăng ký" để đăng ký tài khoản và quay về màn hình đăng nhập nếu đăng ký thành công. Trong trường hợp nhập bị trùng thông tin thì chúng ta thực hiện lại với thông tin khác. Lưu ý phải bấm vào phần thông báo "Tôi không phải là người máy" và chọn các hình ảnh liên quan nếu có thì sau đó mới có thể thực hiện việc đăng ký.

4. Đăng nhập

Nhập thông tin "Tên đăng nhập" và "Mật khẩu" đã đăng ký ở các bước trên. Lưu ý thông tin mật khẩu đã được mã hoá theo tiêu chuẩn MD5 hệ thống sẽ không lưu thông tin mật khẩu của người dùng. CLB4U không yêu cầu người dùng cung cấp thông tin mật khẩu này cho bất kỳ trường hợp nào.

5. Màn hình chính

Màn hình sau khi thực hiện việc đăng nhập thành công, và các chức năng chính của người dùng.

6. Khởi tạo thông tin doanh nghiệp

Nếu chưa thực hiện việc khởi tạo thông tin doanh nghiệp thì người dùng nên thực hiện bước này để có thể quản trị thêm người dùng trong cùng một tổ chức.

7. Quản trị thông tin mở rộng

Sau khi khởi tạo thông tin doanh nghiệp, hệ thống sẽ cho phép quản trị các thông tin mở rộng.

8. Quản lý thông tin sản phẩm dịch vụ

Bấm vào chức năng "Quản lý sản phẩm & Dịch vụ " để đưa các thông tin ban đầu về sản phẩm dịch vụ của đơn vị cần quản lý.

9. Thêm sản phẩm & dịch vụ

Bấm vào chức năng "Thêm sản phẩm" để nhập dữ liệu ban đầu. Để thuận tiện người dùng có thể nhập nhiều sản phẩm trong một lần nhập. Mỗi dòng là một sản phẩm với các thông tin "Tên sản phẩm";"giá bán"; "giá vốn" được cách nhau bởi dấu ";" (Lưu ý có thể chỉ cần nhập "Tên sản phẩm" và không cần nhập các thông tin khác - tuy nhiên khi đó việc quản lý sẽ không được đầy đủ).

10. Danh sách sản phẩm dịch vụ

Người dùng có thể quản trị đầy đủ thông tim về sản phẩm dịch vụ hơn với màn hình này.

11. Quản lý thông tin khách hàng, đối tác

12. Thêm thông tin khách hàng , đối tác

Màn hình thao tác thêm thông tin tương tự như màn hình nhập sản phẩm dịch vụ. Các thông tin "Họ và tên"; "Số điện thoại"; "Mã khách hàng" được cách nhau bởi dấu ";" và có thể chỉ cần nhập duy nhất "Họ và tên"

13. Quản lý kho hàng

Để thuận tiện trong việc quản lý, người dùng nên định nghĩa các kho hàng để dễ theo dọi thông tin hoặc định nghĩa một "kho ảo" để quản lý.

14. Quản lý đơn hàng

Sau khi nhập các thông tin cơ bản bao gồm "Sản phẩm & Dịch vụ" và "Khách hàng" thì có thể tiến hành thực hiện nghiệp vụ bán hàng, quản lý đơn hàng , theo dõi trạng thái đơn hàng, trạng thái thanh toán, trạng thái giao hàng.

15. Tạo đơn hàng

Bấm vào "Tạo đơn hàng" và nhập các thông tin cần thiết vào. Nếu muốn thêm sản phẩm dịch vụ thì chọn nút (+) để thêm thông tin sản phẩm. Khi nhập thông tin khách hàng (đối tác) và sản phẩm & dịch vụ hệ thống sẽ tự động liệt kê những thông tin liên quan đến nội dung người dùng đang gõ vào và việc còn lại là chọn đúng thông tin cần chọn.

Thông tin giá bán nếu nhập vào sẽ lấy giá trị nhập vào, nếu không nhập vào hệ thống sẽ tự lấy giá bán theo sản phẩm đó.

D. Liên hệ

Trong quá trình sử dụng nếu có vấn đề gì cần hỗ trợ vui lòng liên hệ qua Messager trên hệ thống, hoặc hotline : 097.553.5678.

Trân trọng.

CLB4U - www.clb4u.com